Webshop aan een ERP-systeem koppelen

Heb je eindelijk één ERP-systeem waarin je alle werkzaamheden kunt doen, maar is er geen standaard koppeling mogelijk met je webshop?

Wordt je productvoorraad nu niet automatisch bijgewerkt? Worden orders van de webshop nu niet automatisch in het ERP-systeem geschoten? Geen probleem, er is altijd wel een manier om je ERP-systeem aan andere systemen te koppelen.

Wat is een ERP-systeem?

Een ERP-systeem is een softwareoplossing waarin je verschillende bedrijfsmatige processen in één systeem kunt afhandelen. Doordat er veel standaard modules verkrijgbaar zijn en je die kunt implementeren – zoals een CRM-systeem – kun je het zo uitbouwen dat het een soort alles-in-een-systeem wordt.

In de praktijk heb je toch vaak met andere systemen te maken die niet als module voor jouw ERP-systeem verkrijgbaar zijn. Gelukkig bieden de meest bekende ERP-systemen zoals Exact de mogelijkheid om een standaard API-koppeling te maken met een ander systeem, omdat het vaak op een open database draait. Je kunt de data dan heel makkelijk importeren naar de database van jouw ERP-systeem.

Het kan natuurlijk ook voorkomen dat er geen module of standaard koppeling beschikbaar is voor het platform waarop jouw webshop draait, zodat je de orders bijvoorbeeld niet in het ERP-systeem kunt afhandelen en de voorraad – die wordt bijgehouden via het ERP-systeem – niet automatisch aangevuld wordt. Dan moet je alsnog apart je webshopsysteem openen en daar de orders verwerken, maar de benodigde data wordt niet automatisch verwerkt in het ERP-systeem. Het is dan erg onhandig en foutgevoelig om alles handmatig te doen.

Hoe koppel je een webshop aan je ERP-systeem met een API-koppeling?

ERP-systemen bieden zoals eerder gezegd vaak ook al zelf API-koppelingen aan. API staat voor Application Programming Interface. Een API zorgt ervoor dat je veilig, snel en automatisch data kunt laten uitwisselen tussen twee real-time applicaties. Heeft het systeem wat je met je ERP-systeem wilt koppelen ook nog API-documentatie beschikbaar, dan is de klus snel geklaard. Dat is vaak wel het geval bij populaire webshopplatformen, zoals Magento en Shopify. Maar als dat niet zo is, kun je een API-koppeling op maat laten maken.

Meer weten over API’s? Lees dan dit kennisartikel.

Webshopgegevens exporteren met datafeeds

Als er geen module of standaard API-koppeling beschikbaar is en je het te duur vindt er een op maat te laten maken, dan kun je ervoor kiezen om je data via een datafeed te exporteren. Wanneer jouw ERP-systeem datafeeds accepteert, kun je in de vorm van dataformaten zoals CSV, XML of JSON exporteren. Dit is makkelijker dan een API-koppeling laten maken, maar er zitten ook nadelen aan datafeeds: je kunt ze maar én of een paar keer per dag kunt importeren, je krijgt geen foutmeldingen (dus je moet er zelf achter komen waar de fout zit wanneer je merkt dat er iets niet klopt).  Ook zijn er geen statistieken beschikbaar om automatisch aan je producten te koppelen.

API-koppeling voor ERP-systeem laten maken

Of je er nu voor kiest om je webshop met je ERP-systeem te koppelen door middel van datafeeds of een API: wij kunnen je adviseren en slimme manieren bedenken om het koppelen zo efficiënt – maar toch volledig - mogelijk te maken. Echter denken we dat de meest efficiënte manier van een webshop aan een ERP-systeem koppelen toch de API’s zijn.

Welke koppeling je ook moet maken, CODE14 kan je erbij helpen. We kunnen bijvoorbeeld API-koppelingen op maat maken. Zit je met een koppelingsprobleem? Neem dan contact op, zodat wij ervoor kunnen zorgen dat je voortaan alles voor je webshop vanuit één ERP-systeem kunt doen. Laat ons jouw werk makkelijker maken!