Digitalisering is al jaren een van de belangrijkste ontwikkelpunten van organisaties. De welbekende dikke mappen in stellingkasten en uitgeprinte formulieren met een nietje erin worden steeds zeldzamer. Alle belangrijke informatie verplaatst zich naar een digitale omgeving, met als doel deze data langer en veiliger te kunnen bewaren. Maar dat is niet het enige voordeel van digitalisering.
Digitalisering gaat over de de overgang van fysieke informatie naar een digitale vorm. Het gaat in essentie om de informatie zelf. Digitaal wil zeggen dat de informatie toegankelijk is voor elektronische apparaten, zoals een computer, smartphone of tablet. Het gaat hierbij om zowel teksten, als afbeeldingen, video’s en audio-opnames die worden overgetypt of ingescand om digitaal op te slaan. De plaats waar deze informatie wordt opgeslagen, is meestal in het interne, beschermde digitale netwerk van een organisatie. Personen buiten de organisatie kunnen daar niet zonder toestemming van iemand binnen de organisatie bij.
Digitalisatie en digitale transformatie zijn twee verwante begrippen, maar hebben een andere betekenis. Waar digitalisering om de informatie gaat die digitaal moet worden opgeslagen, gaat digitalisatie om het proces van het digitaliseren zelf en digitale transformatie om het herstructureren van het bedrijfsleven.
Digitalisering gaat niet alleen over het digitaal opslaan van gegevens. De overstap naar digitale informatie-opslag zorgt ook voor meer efficiëntie in werkprocessen. Digitale informatie is namelijk op elk moment beschikbaar, voor iedereen die er toegang tot heeft. Een fysiek document kan bijvoorbeeld maar één persoon tegelijk bekijken, en het kan maar op één plek aanwezig zijn.
Digitalisering bespaart ook veel tijd door automatisering. Bijvoorbeeld door het digitaliseringssysteem zo in te richten dat je de informatie automatisch digitaal kunt opslaan, in plaats van dat handmatig te moeten doen.
Daarnaast maakt digitalisering van informatie het mogelijk om meer informatie te analyseren in minder tijd. Zo kunnen er uiteindelijk betere beslissingen worden gemaakt op basis van meer informatie. En dat is zeker belangrijk wanneer het over zaken als onze gezondheid gaat.
Digitalisering in de zorg is tegenwoordig onmisbaar geworden. Zeker wanneer iemand niet van één zorginstelling afhankelijk is, maar bijvoorbeeld door de huisarts verwezen wordt naar diverse specialisten, is het belangrijk dat deze partijen snel met elkaar kunnen schakelen. Zeker wanneer het een noodgeval betreft en iemand bij een andere zorginstelling binnenkomt dan gewoonlijk, kan het levensbedreigend zijn wanneer zijn of haar medische informatie niet beschikbaar is.
De kans dat deze medische – en vaak gevoelige en persoonlijke – informatie van patiënten in verkeerde handen komt, is groter wanneer dit fysiek wordt opgeslagen. Ook is het risico dat gegevens kwijtraken of verloren gaan, groter dan wanneer er door digitalisering een back-up beschikbaar is.
Een ander groot voordeel van digitalisering in de zorg is dat het veel tijdbesparing oplevert. Door informatie digitaal op te slaan, is het makkelijker om meer overzicht te creëren. Wanneer zorgmedewerkers informatie nodig hebben, kunnen zij dit door digitalisering sneller vinden of ontvangen. Ze hoeven niet meer te zoeken in een fysiek archief, maar hebben binnen een paar seconden de juiste informatie op een beeldscherm staan. En moet een document met iemand gedeeld worden? Dat kan al met een paar klikken in plaats van een kwartier te moeten kopiëren met een printer.
Omdat er door digitalisering in de zorg zoveel tijd wordt bespaard, levert het daarmee veel kostenbesparing op. En dat is zeker nodig in een sector waarin er steeds meer druk komt te liggen op efficiënter werken. Zo kan de zorg zo lang mogelijk betaalbaar blijven.
Een van de grootste vragen die digitalisering met zich meebrengt, is of persoonlijke, gevoelige gegevens juist minder beschermd zijn dan voor de digitalisering. Echter is daarvoor de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) in Europa in het leven geroepen.
Gegevens van klanten of patiënten mogen daarmee niet zomaar verwerkt en bewaard worden: daar geeft de klant of patiënt zelf toestemming voor. De eigenaar van de persoonsgegevens (degene om wie het gaat) mag de verwerker (bijvoorbeeld de organisatie of medische instelling) altijd verzoeken de gegevens te verwijderen. Deze regels dwingen organisaties en zorgverleners om voorzichtig met privacygevoelige informatie om te gaan. Juist bij digitalisering.
