Zeker omdat het niet altijd een klantenportaal genoemd wordt. Het komt voor in diverse soorten en wordt vaak gebouwd om uiteindelijk tijd en geld te sparen, en de klantervaring te verbeteren. In dit kennisartikel lees je wat een klantenportaal is, wat je met een klantenportaal kunt, hoe het werkt en hoe je er een kunt laten maken.
Een klantenportaal – ook wel client portal genoemd - is een beveiligde, digitale omgeving waar klanten of cliënten kunnen inloggen. Hier kunnen zij bijvoorbeeld bestellingen plaatsen, de bezorging volgen, afspraken maken of hun administratie in bijhouden. Klantenportalen worden door allerlei bedrijven, organisaties en instellingen gebruikt om bepaalde processen sneller, betrouwbaarder en automatischer te laten verlopen.Voorbeelden van een klantenportaal
Er zijn eindeloos veel voorbeelden van een klantenportaal. Wanneer je een B2B-bedrijf hebt, is een klantenportaal heel geschikt om klanten zelf producten te laten bestellen, de voortgang of communicatie van jouw dienstverlening via die omgeving te laten verlopen of hen facturen te laten inzien.
Bijna elke webshop heeft een klantenportaal. Denk bijvoorbeeld aan Bol.com: met je eigen account kun je wensenlijstjes aanmaken, retouren regelen, de voortgang van je bestelling volgen, contact opnemen met een verkoper, en je adresgegevens worden automatisch ingesteld wanneer je iets bestelt. Waar vroeger retourzendingen nog via de klantenservice geregeld moesten worden, kan de klant nu zelf digitaal doen. Reken uit je winst.
Bij zorginstellingen wordt een klantenportaal meestal gebruikt om afspraken te maken, om oefeningen te vinden (bijvoorbeeld bij een fysiotherapeut) of om herhaalrecepten aan te vragen. Gezien het speciale account van de cliënt gekoppeld kan worden aan de database van de apotheek, kan de cliënt de medicijnen of hulpmiddelen al binnen 24 uur ophalen.
Ook veel financiële instellingen hebben baat bij een klantenportaal. Een boekhouder kan bijvoorbeeld een klantenportaal hebben om klanten zelf hun bonnen te fotograferen of offertes te uploaden, zodat de boekhouder het meteen op een goede plek opgeslagen heeft en het de klant weinig tijd kost om door te geven.
Niet alleen zijn klantenportalen handig voor bestellingen, afspraken of administratie. Voor onze klant TransHeroes maakten wij een klantenportaal waarmee klanten de kosten van transport konden berekenen om digitaal een offerte te krijgen.
De voordelen van een klantenportaal zijn al snel zichtbaar: wanneer een klant elke keer opnieuw een bestelling moet plaatsen op jouw website en zijn of haar gegevens telkens weer moet invoeren, kost het meer moeite en tijd om te bestellen. Wanneer bijvoorbeeld een cliënt een kwartier aan de telefoon hangt om via de receptionist een afspraak te maken bij de huisarts, kost het zowel de cliënt als de huisartsenpraktijk tijd. En stel dat de boekhouder per e-mail alle bonnetjes van zijn klant zou ontvangen: het heen en weer kopiëren naar een veilige plek om alles te bewaren, is omslachtig.
Naast het besparen van tijd en geld krijg je ook meer inzicht in je klanten. Omdat een klantenportaalaan een CRM of ander systeem wordt gekoppeld om data te verzamelen, kun je die data ook makkelijk in kaart brengen om belangrijke inzichten op te doen om je producten of diensten te verbeteren. Daarnaast biedt een klantenportaal ook veel marketingmogelijkheden, zoals het koppelen van een nieuwsbrief. Ook kun je klanten of cliënten voorzien in belangrijke taken, zoals een automatisch bericht met een herinnering aan een afspraak. Hoeveel mensen zou dat intussen hebben geholpen?
CODE14 heeft veel ervaring met het maken van klantenportalen. Wij koppelen de klantenportalen met interne systemen, zoals ERP. Hoe meer geautomatiseerd het proces verloopt, hoe beter. Belangrijk is wel dat je weet waar de specifieke behoeften van de klant liggen en hoe de klantreis eruitziet. We denken graag met je mee over de functies waarmee je het klantenportaal kunt inrichten, want we bouwen het klantenportaal op maat.
Slimmer werken, sneller werken of uitdagender werk bieden? Lees in onze whitepaper meer ins & outs over de Smart Grow formule en bepaal welke oplossing jouw business gaat laten acceleren!
